Excel Tipps, Funktionen und Formeln für den Büroalltag

Das Windows Programm Excel ist ein wichtiges Hilfsmittel im Büroalltag mit unzähligen Anwendungsmöglichkeiten. Doch wer kennt schon alle Funktionen und Formeln?

Wir haben hier 10 wertvolle Tipps für den Alltag im Büro zusammengestellt.

  1. Auf 5 Rappen runden
  2. Zinseszins Berechnungen
  3. Kleinster und grösster Wert ermitteln und markieren
  4. Prozentrechnen mit Excel
  5. Den Durchschnitt berechnen
  6. Doppelte Datensätze in Excel finden und löschen
  7. Alter berechnen
  8. Jubiläum berechnen
  9. Wochentag eines Datums anzeigen
  10. Vorname und Name aus einer Zelle trennen oder Zellinhalte wieder verbinden.

Weiterführende Links zu kostenlosen Vorlagen und Excel Formeln

 

1. Auf 5 Rappen runden

Im Gegensatz zum Euro und zum Dollar ist die kleinste Münze beim Schweizer Franken das 5-Rappen-Stück. Bei kaufmännischen Berechnungen in Schweizer Franken muss somit oft auf den nächsten 5er gerundet werden.

Die entsprechende Formel lautet =RUNDEN(Zelle*2;1)/2

Runden auf 5 Rappen mit Excel

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2. Zinseszins Berechnungen mit Excel

Zinseszins Berechnungen kommen im Alltag häufig vor; sei dies beim Berechnen des Vermögenszuwachs bei Spareinlagen sowie bei der Tilgung von Schulden.  

Mit Excel lässt sich der Zinseszins mit der Funktion ZW – zukünftiger Wert – wie folgt berechnen:  =ZW(Zins;Zzr;Rmz;[Bw];[F])

  • Zins: Gibt einen konstanten Wert für den Zinssatz einer Zinsperiode an
  • Zzr: Gibt die Anzahl der Perioden an, über die die jeweilige Annuität gezahlt wird
  • Rmz: Regelmäßige Zahlung – die pro Periode zu entrichtende Annuität, ebenfalls konstant
  • Bw: Barwert – Grundkapital oder Anzahlung
  • F: Fälligkeitstermin für die Zahlungen

In der Excel-Tabelle sieht dann die Formel wie folgt aus: =ZW(B1;B2;-B3;-B4;0)

Wenn Sie oben in der Eingabezeile auf die Taste fx (Funktion einfügen) klicken und die Funktion ZW (Kategorie Finanzmathematik) wählen, öffnet sich ein Dialogfenster, in welchem Sie die Zellen mit den jeweiligen Werten direkt zuordnen können.

Zinseszins Berechnungen mit Excel

Wichtig: Damit beim „Sparen“ das Endergebnis positiv ausfällt, sind die beiden Werte „Rmz“ (regelmässige Zahlungen) und „Bw“ (Barwert – Grundkapital) mit negativen Vorzeichen einzusetzen. Umgekehrt sind bei einer Schuldentilgung diese beiden Werte mit positiven Werten einzugeben:
Sparen =ZW(B1;B2;-B3;-B4;0)
Schuldentilgung =ZW(B1;B2;B3;B4;0)

Quelle: http://excelnova.org/2015/06/zwden-zukunftswert-mit-excel-berechnen/

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3. Kleinster und grösster Wert

Sie möchten den kleinsten und grössten Wert einer Tabelle ermitteln und die Werte in der Tabelle direkt markieren.

3.1 Kleinster und grösster Wert in einer Tabelle ermitteln

Die Formeln um den kleinsten und den grössten Wert  aus einer Tabelle zu ermitteln, lauten
=MIN(ZelleX:ZelleY) respektive =MAX(ZelleX:ZelleY)

Mit dieser Formel wird in der Zelle B8 der kleinste Betrag angegeben.

Grösster und kleinster Wert mit Excel finden

 

3.2 Kleinster und grösster Wert in der Tabelle markieren

Möchten Sie jedoch den kleinsten respektive grössten Wert in Ihrer Tabelle direkt markieren, arbeiten Sie mit der „Bedingten Formatierung“.

Markieren Sie nun den Zellbereich in welchem Sie die Markierung vornehmen möchten. Wählen Sie im Reiter „Start“ die Option „Bedingte Formatierung“ und unter „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ die Auswahlmöglichkeit „Gleich“. Im neu sich öffnenden Fenster geben Sie nun die oben erwähnten Formeln ein. Wichtig dabei ist das $ (Dollarzeichen) vor Spalten- und Zellmarkierungen, damit Excel den korrekten Bezug auf alle Zellen anwenden kann. Anschliessend definieren Sie in welcher Farbe die Zelle markiert werden soll.

Ändern Sie die Werte in Ihrer Tabelle, werden die Markierungen dynamisch angepasst.

Grösster und kleinster Wert in Excel markieren

Quelle: http://www.computerwissen.de/office/excel/artikel/kleinsten-wert-in-einer-excel-liste-automatisch-farbig-hervorheben.html

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4. Prozentrechnen mit Excel

4.1 Prozentwert ausrechnen

Prozentrechnungen kommen im kaufmännischen Alltag immer wieder vor, wie z.B. beim Berechnen des Mehrwertsteuerbetrags.

Die Formel lautet: =BETRAG*PROZENTSATZ .

Prozentrechnen mit Excel

Wichtig zu beachten ist hierbei: Haben Sie in der Zelle den Prozentwert mit einem Prozentzeichen % eingegeben, stimmt die Formel. Wird jedoch nur eine Zahl (z.B. 8) eingegeben, lautet die Formel  =BETRAG*PROZENTSATZ/100. Die Zahl des Prozentsatzes wird immer durch 100 dividiert. Oder in unserem Beispiel =A2*B2/100

Mehrwertsteuer Berechnungen mit Excel

Quelle: http://news.digicomp.ch/de/2014/01/13/prozentrechen-mit-excel-2013/

 

4.2 Prozentsatz ausrechnen

Sind der Betrag (Anteil) und die Summe bekannt, können Sie den Prozentsatz ausrechnen.

Die Formel dazu lautet =Betrag/Gesamtsumme. Um das Ergebnis in Prozenten (%) auszugeben, formatieren  Sie die entsprechende Spalte vorgängig unter „Zahl“ mit der „Kategorie Prozent“ und den gewünschten Dezimalstellen. 

Mehrwertsteuersatz ausrechnen

 

Möchten Sie jedoch von einem Gesamttotal die prozentuale Verteilung verschiedener Summen errechnen, muss Excel jeweils den Bezug auf die Zelle mit dem Gesamttotal nehmen. Dies erfolgt mit dem $ (Dollarzeichen). Beispiel: Sie möchten den prozentualen Anteil der Umsätze jedes einzelnen Verkäufers am Gesamtumsatz berechnen.

Klicken Sie nun beim Eingeben der Formel nach dem Divisionszeichen ( / ) auf die Zelle mit dem Gesamtumsatz (B7). Drücken Sie die die F4-Taste und B7 wird zu $B$7, um für die Berechnungen der nachfolgenden Zellen ebenfalls einen Bezug auf B7 mit dem Gesamtumsatz zu definieren. Anschliessend können Sie die Formel für die Berechnungen für die nachfolgenden Zellen kopieren.

Prozentsatz mit Excel berechnen

Quelle: http://www.excel-helfer.de/excel-prozentrechnung.html

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