Neuer Auftrag – neuer Kunde! Endlich geschafft, ein weiterer lukrativer Auftrag ist unterzeichnet. Leider bedeutet ein neuer Auftrag nicht immer mehr Umsatz und Einkommen. Der Auftrag ist erst wirklich profitabel, wenn nach getaner Arbeit das Geld auf dem eigenen Firmenkonto eingegangen ist.
Doch dies ist nicht immer die Regel. Wie Christian Lanz in seinem Artikel „Schweizer KMU leiden unter Zahlungsausfällen“ festhält, sind gemäss EPI (European Payment Index) die Zahlungsausfälle von Schweizer KMU im 2014 auf 8.3 Milliarden Franken gestiegen. Weiter geben 41% der der Befragten Schweizer Unternehmen an, aufgrund verspäteter Zahlungen an Liquiditätsengpässen zu leiden.
Leider ist dies oftmals nicht ganz unverschuldet. Viele Klein- und Kleinstunternehmen versenden ihre Rechnungen erst, wenn sie Zeit zum Rechnungen schreiben haben. Für das anschliessende Mahnwesen bleibt dann noch weniger Zeit. Diese Unternehmen spielen im wahrsten Sinne des Wortes die Bank für ihre Kunden.
Was ist zu tun, damit Ihr Unternehmen mit möglichst wenig Zahlungsausfällen zu kämpfen hat? Die Antwort im Fachjargon lautet: Ein gutes Debitorenmanagement einrichten. Was heisst das genau?
Ein Debitorenmanagement umfasst den gesamten Prozess von
- Kreditwürdigkeit des Kunden prüfen
- Klare Abläufe im Rechnungswesen einrichten
- Mahnwesen definieren
- Inkasso und Betreibung einleiten
Hier vorab eine Zusammenfassung zum Thema Debitorenmanagement
1. Kreditwürdigkeit des Kunden prüfen
Gerade bei grösseren Aufträgen und Bestellungen lohnt es sich, die Zahlungsbereitschaft Ihres Kunden vorgängig zu prüfen.
1.1 Zahlungskonditionen anpassen
Bei einer neuen Geschäftsbeziehung und je nach Grösse des Auftrags kann es sinnvoll sein, eine Bar- oder Vorauszahlung zu vereinbaren. Nimmt das Auftragsvolumen ein bestimmtes Volumen an, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden Teilzahlungen nach erfolgreich abgeschlossenen Projektphasen. Mit dem Anpassen Ihrer Zahlungskonditionen, prüfen Sie am einfachsten die Zahlungsbereitschaft Ihres Kunden.
Ist dies nicht möglich oder nicht mit Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbar, haben Sie folgende Möglichkeiten zur Prüfung der Kreditwürdigkeit:
1.2 Bonitätsprüfung
Es gibt zahlreiche Unternehmen, welche Datenbanken zur Prüfung der Zahlungsbereitschaft und Kreditwürdigkeit von Privatpersonen und Unternehmen in der Schweiz führen. Je nach Anbieter können Sie eine Einzelauskunft anfordern oder ein Abonnement für mehrere Auskünfte lösen. Mögliche Unternehmen zur Bonitätsprüfung sind zum Beispiel:
http://www.credita.ch/
https://www.mybcc.ch/
https://www.collectaonline.ch
https://www.betreibungsschalter-plus.ch
1.3 Betreibungsauskunft
Bei den oben erwähnten Unternehmen können Sie jederzeit einen Betreibungsauszug zu Ihrem Kunden bestellen. Selbstverständlich können Sie auch selber eine Betreibungsauskunft beim zuständigen Beitreibungsamt (am Wohnort/Firmensitz des Kunden) einfordern. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Interessensnachweis wie z.B. einen unterzeichneten Auftrag oder eine Bestellung Ihres Kunden. Der Betreibungsauszug zeigt auf, ob bereits Einträge zu Betreibungen registriert sind und wenn ja, von wem diese eingeleitet wurden und in welcher Höhe. Obwohl nach schweizerischem Recht gegen jede Person eine Betreibung eingeleitet werden kann, ohne dass die Forderung berechtigt sein muss, kann Ihnen der Betreibungsauszug Aufschluss über die Zahlungsbereitschaft Ihres Kunden liefern.
2. Klare Abläufe im Rechnungswesen einrichten
Bringen Sie ein System in Ihr Rechnungswesen.
2.1 Regelmässig Rechnungen schreiben
Stellen Sie sicher, dass regelmässig Ihre Rechnungen versandt werden. Definieren Sie einen für Sie umsetzbaren Zeitplan; z.B. jeden Freitag in der Woche werden die Rechnungen geschrieben. Das hat den grossen Vorteil, dass sich der Kunde noch an seinen Auftrag/Bestellung erinnern kann und Sie schneller zu Ihrem Geld kommen und Ihre Liquidität gesichert ist.
2.2 Die Rechnung richtig schreiben
Prüfen Sie, dass Sie die aktuelle und korrekte Adresse des Kunden haben. Das Unterhalten einer eigenen Adressdatei hilft, die Kundenadressen aktuell zu halten. Nur so stellen Sie sicher, dass es beim Rechnungsversand nicht zu unnötigen Retouren kommt.
Sind Sie mehrwertsteuerpflichtig, muss Ihre Rechnung MWST-konform sein. Das heisst nebst der korrekten Kundenanschrift ist Ihre MWST-Nummer sowie der anwendbare MWST-Satz aufgeführt.
Gestalten Sie die Rechnung übersichtlich, damit Ihre Kunde sofort sieht, wann er welche Leistungen und/oder Produkte bei Ihnen bezogen hat. Nennen Sie die vereinbarte Zahlungsfrist mit möglichen Rabatten und Skonto.
2.3 Regelmässig Zahlungseingänge prüfen
Selbstverständlich müssen nebst dem regelmässigen Versenden Ihrer Rechnungen auch die Zahlungseingänge geprüft und direkt verbucht werden. Nur so haben Sie auch wirklich einen Überblick, welche Kunden eine „Erinnerung“ benötigen.
Mit einer guten Debitorenbuchhaltung können Sie die Rechnungsstellung, das Verbuchen der Zahlungseingänge und das Versenden der Mahnungen optimieren.
3. Mahnwesen definieren
Zahlt der Kunde nicht innerhalb der vorgegebenen Zahlungsfrist, muss er an seine ausstehende Zahlung „erinnert“ werden.
Es gibt verschiedene Gründe, wieso eine Zahlung ausstehend sein kann. Ihr Kunde hat die Rechnung verlegt, die Zahlung vergessen, die von Ihnen ausgewiesene Zahlungsfrist passt nicht in den Zahlungsrhythmus, da er grundsätzlich erst nach 60 Tagen anstatt wie vereinbart nach 30 Tagen zahlt oder aber er ist tatsächlich in Zahlungsschwierigkeiten.
Wie die Gründe für eine offene Rechnung verschieden sein können, kann auch Ihr Mahnwesen verschiedene Stufen beinhalten.
3.1 Telefonisch erinnern
Bei einem langjährigen guten Kunden, welcher regelmässig pünktlich Ihre Rechnungen bezahlt, wird das Ausbleiben der Zahlung eher ein Versehen sein. Hier ist es angebracht, den Kunden telefonisch anzufragen, ob er die Rechnung erhalten hat.
3.2 Zahlungserinnerung schreiben
Grundsätzlich kann jeder Kunde die Rechnung verlegt haben. Schreiben Sie Ihre erste Mahnung als „Zahlungserinnerung“ . Bleiben Sie freundlich und halten Sie fest, seit wann die Rechnung geschuldet ist und bis wann Sie den Zahlungseingang erwarten. Senden Sie mit Ihrer Zahlungserinnerung nochmals einen Einzahlungsschein.
Doch wie weiter, wenn der Kunde auch die Zahlungsfrist Ihrer Zahlungserinnerung verstreichen lässt?
Reagiert Ihr Kunde nicht auf Ihre Zahlungserinnerung, ist die Wahrscheinlichkeit gross, dass seine Reaktion auch auf weitere schriftliche Mahnungen ausbleiben wird. Oft erreichen Sie mit einem klärenden Telefongespräch mehr. Rufen Sie Ihren Kunden direkt an, als weiter schriftlich zu mahnen. Eine direktes Telefongespräch bietet den Vorteil, dass Sie herausfinden können, wieso die Zahlung noch nicht ausgeführt wurde. Allenfalls können Sie mit dem Kunden Teilzahlungen und eine letzte Frist vereinbaren. Halten Sie die vereinbarten Konditionen und Fristen unbedingt fest, damit Sie erneut prüfen können, ob Ihr Kunde diesen nachgekommen ist.
Ihr Kunde hat immer noch nicht bezahlt. Was nun?
3.3 Mahnung per Einschreiben versenden
Hat Ihr Kunde bis jetzt noch nicht bezahlt. Senden Sie per Einschreiben eine „Letzte Mahnung“. Setzen Sie eine letzte Zahlungsfrist und informieren Sie Ihren Kunden, dass Sie bei Nichtzahlung der Rechnung rechtliche Schritte einleiten, die Forderung Ihrem Inkassobüro übergeben oder die Betreibung einleiten werden.
Wichtig zu wissen: Von Gesetzes wegen sind keine drei Mahnungen erforderlich. Grundsätzlich gilt jedoch, dass Sie vor Einleitung der Betreibung Ihren Kunden mahnen sollten. Haben Sie kein Verfalltag der Schuld vereinbart, müssen Sie dem Kunden mindestens eine Mahnung senden, damit er in Verzug gerät. Sobald der Kunde in Verzug gerät, können Sie für die verspätete Zahlung den gesetzlichen Mindestzinssatz von 5% pro Jahr verlangen, sofern Sie keinen anderen Zinssatz bei Vertragsabschluss vereinbart haben.
Tipp: Verzögern Sie nicht den ganzen Mahnprozess. Mahnen Sie einmal, versuchen Sie den Kunden in einem klärenden Telefongespräch zur Zahlung zu bewegen, versenden Sie Ihre letzte Mahnung per Einschreiben.
Sind all Ihre Bemühungen erfolglos, entscheiden Sie je nach Höhe des ausstehenden Betrags, ob Sie die Eintreibung Ihrer Forderung an ein Inkassobüro übergeben oder selber die Betreibung einleiten möchten.
4. Inkasso und Betreibung einleiten
4.1 Inkasso
Beim Inkasso beauftragen Sie ein externes Inkassounternehmen Ihre Forderung für Sie einzutreiben. Dabei sind 2 Überlegungen zentral:
- Lohnt sich für den ausstehenden Betrag ein Inkassounternehmen zu beauftragen?
Ob sich die Dienste und die damit verbundenen Kosten eines Inkassounternehmens lohnen, ist von der Höhe Ihrer Forderung abhängig und somit von Fall zu Fall zu entscheiden.
- Welches Inkassounternehmen soll ich wählen?
Da einige Inkassobüros infolge knallharter Methoden, ja sogar unseriösem Vorgehen, in den Medien einen schlechten Ruf erlangten, mögen Sie vielleicht zögern, diesen Schritt zu gehen. Leider gibt es auch sehr gleichgültige Kunden, die erst auf ein Schreiben eines Inkassobüros reagieren. Der Jurist Reto Ramstein gibt im Marketing Blog von räber marketing & internet gmbh ein paar sehr hilfreiche Tipps, wie Sie ein seriöses Inkassounternehmen finden können.
4.2 Betreibung
Das beauftrage Inkassounternehmen kann für Sie die Betreibung des Schuldners vornehmen. Selbstverständlich können Sie die Betreibung auch selber einleiten. Je nach Schuldner gibt es die Betreibung auf Konkurs, für alle im Handelsregister eingetragenen Firmen und Firmeninhaber, und die Betreibung auf Pfändung, für nicht im Handelsregister eingetragene Privatpersonen. Damit Sie sich für das Vorgehen und den Ablauf einer Betreibung einen Überblick verschaffen können, haben wir hier ein PDF zum kostenlosen Download bereitgestellt.
Fazit
Damit Sie Ihre Finanzen und die Liquidität im Griff haben, ist ein zeitnahes Versenden Ihrer Rechnungen, das Kontrollieren der Zahlungseingänge sowie das regelmässige Mahnen Ihrer ausstehenden Forderungen unabdingbar.
Wie André Egli, dipl. Treuhandexperte, in der Handelszeitung jedoch festhält, sind gerade viele Klein-Unternehmer durch das Tagesgeschäft so vereinnahmt, dass die notwendigen administrativen Aufgaben nicht die nötige Priorität erhalten und oft nur an Randstunden erledigt werden. Skrupel, einen langjährigen Kunden zu mahnen, verleiten dazu, die notwendigen Strukturen auf die lange Bank zu schieben. Eine externe neutrale Person, kann hier zum Beispiel Abhilfe schaffen.
Wünschen Sie sich Entlastung beim Ihrem Rechnungs- und Mahnwesen? Rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und werden Ihnen gerne unsere Dienstleistungen im Detail präsentieren.