So optimieren Sie Ihre Administration 

Ortsunabhängiges Arbeiten 

Egal ob Sie in einem Startup, in einem bereits etablierten KMU oder in einem grösseren Unternehmen arbeiten. Für jede Branche und jedes Unternehmen ist es zentral, die Abläufe zu optimieren, Aufgaben an die richtigen Personen zu delegieren und die Zusammenarbeit im Team möglichst effizient zu gestalten. Nun, der Büroalltag hat sich gewandelt. Ihrem Arbeitsalltag entsprechend möchten Sie etliche Aufgaben von unterwegs prüfen und erledigen können. Eventuell möchten Sie Tätigkeiten an externe Partner auslagern. Womöglich arbeitet Ihr Team nicht gemeinsam an einem sondern ist auf verschiedene Standorte verteilt. Umso wichtiger sind ein klarer Arbeitsablauf und einfache Kommunikationsmöglichkeiten. Zahlreiche Online Tools und Web-Anwendungen ermöglichen uns heute, ortsunabhängig zu arbeiten, Abläufe zu vereinfachen und zu automatisieren.

Grundsätzliches: Online-Dienste ermöglichen einen weltweiten Zugriff auf die eigenen Daten und ortsunabhängiges Arbeiten. Sie müssen keine Software auf Ihrem Computer installieren. Lediglich eine zuverlässige Internetverbindung ist erforderlich. Ihre Daten werden beim Anbieter der Software gehostet, der sich auch um die Updates der Software und die Backups Ihrer Daten kümmert.  Wichtig ist deshalb, einen seriösen Anbieter zu wählen.

Ziel dieses Beitrages ist es, auf die Möglichkeiten von Online-Anwendungen im Bereich Administration aufmerksam zu machen. Selbstverständlich sind die unten aufgeführten Anwendungen nur eine kleine  Auswahl unzähliger Applikationen und Tools.

Mögliche Anwendungen im Bereich Administration:

1. Online Rechnungen Schreiben
EZYrechnung
smallinvoice
AbaNina

2. Online-Buchhaltung
Run my Accounts
CashCtrl
Bexio

3, Aufgabenplanung
Todoist
remember the milk
NIRVANA

4. Projektarbeit  / Projektverwaltung
MeisterTask
Asana
Wrike

 

1. Online Rechnungen schreiben

Im Allgemeinen funktionieren die Online Rechnungs-Dienste nach folgendem Grundprinzip. Sie erfassen online Ihren Kundenstamm, Ihre Produkte und Dienstleistungen, um dann direkt online die Rechnungen schreiben und versenden zu können. Je nach Anbieter können auch Mahnläufe durchgeführt, Zahlungen direkt eigelesen und verbucht werden. Aus der Vielzahl von Anbietern habe ich drei Firmen ausgewählt, welche ihr Angebot speziell auf den Schweizer Markt, insbesondere was die Schweizer Mehrwertsteuersätze und die Zahlungsmöglichkeiten anbelangt, ausrichten. Alle drei unten aufgeführten Anbieter ermöglichen den Zugriff via Computer (Windows und Mac), Tablet und Smartphone.

 

EZYrechnung

EZYrechnung ist eine sehr einfach und intuitiv zu bedienende Lösung. Sie können die Software direkt online als „Gast“ ohne Anmeldung prüfen.

Hauptmerkmale der Software: Offerten erstellen, versenden und diese direkt in Rechnungen umwandeln. Tätigkeiten inkl. Zeiterfassung auflisten und direkt in einer Rechnung einfügen. Designanpassungen an bestehenden Rechnungsvorlagen vornehmen und mit eigenem Firmenlogo versehen. Rechnungen (inkl. ESR) erstellen, direkt ausdrucken, als PDF abspeichern und via E-Mail versenden. Zahlungen online erhalten, Berechtigungen via Benutzerverwaltung vergeben.

Kosten
Gratis Account (limitierte Anzahl Rechnungen)
CHF 100.- / Jahr ohne Limitierung

 

smallinvoice

Die Lösung smallinvoice kommt mit weiterführenden Funktionen daher und beinhaltet nebst dem Versenden von Online-Rechnungen eine Projektverwaltung inklusive Zeiterfassung. Für das Schreiben der Rechnung können zu den jeweiligen Projekten Arbeits- und Kundenrapporte erstellt werden. Eine kostenlose Probezeit von 30 Tagen mit sämtlichen Funktionen inkl. E-Mail Support erlauben, den kompletten Umfang der Software zu prüfen. Zahlreiche Tutorials ermöglichen einen schnellen Überblick über all die Funktionen der Software.

Hauptmerkmale der Software: Erstellen und versenden von Offerten, Auftragsbestätigungen und Online-Rechnungen,  Mahnlauf, Versand der Dokumente via E-Mail sowohl direkter Postversand (kostenpflichtig)  inkl. Einzahlungsschein möglich. Die Rechnungen können auch als E-Rechnung versandt werden.  Verschiedenste Designanpassungen. Projektmodul mit der Möglichkeit, Stunden, Spesen und Material auf Kostenstellen, Projekte und Kunden zu verbuchen. Nebst der Zahlungsmöglichkeit via ESR sind auch Postfinance E-Rechnung,  Kreditkarten und Postcard (PSP) sowie PayPal möglich.

Kosten je nach Funktionsumfang
Gratis Account
CHF 10.- / Monat Basic Account
CHF 20.- / Monat Advanced Account

 

AbaNinja

AbaNinja ist ein Produkt der ABACUS Business Software und beinhaltet ebenfalls umfangreiche Funktionen und Optionen. Der Aktivierungs-Code für das kostenlose Account kann via E-Mail von einem Treuhänder aus der Nähe angefordert werden.

Hauptmerkmale der Software: Offerten erstellen und diese direkt in Rechnungen umwandeln. Automatischer Versand der Offerten, Rechnungen ebenfalls via Post möglich, E-Rechnungen, Mahnlauf,  Gutschriften, Zahlungsmöglichkeiten nebst Einzahlungsschein via Kreditkarten, Bitcoin oder Paypal. Automatisiertes Einlesen der ESR-Zahlungen. Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit Treuhänder mit direkter Verbuchung der Rechnungen und Zahlungen.

Kosten
Free Version (bis 500 Kunden, 500 Produkte und 500 Rechnungen pro Jahr)
CHF 8.- / Monat Pro Version (unbegrenzt für mehrere Benutzer)

 

2. Online-Buchhaltung

Mit einer Online-Buchhaltung können Sie nebst dem Schreiben von Rechnungen, direkt die ganze Buchhaltung online erledigen. Je nach Anbieter können Sie zusätzlich zur Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung auch Ihre Auftragsbearbeitung und Produktverwaltung online führen. Nachstehend finden Sie drei sehr kostengünstige Schweizer Anbieter von Online-Buchhaltungssoftware

 

Run my Accounts 

Run my Accounts bietet eine kostenlose Buchhaltungssoftware „Run my Acounts Free“ an. Nebst dem Führen einer Online-Buchhaltung können einfach Offerten, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine erstellt und für den Versand gedruckt werden. Die Web-Applikation umfasst mehrwertsteuerkonforme Buchungen, Buchungen in Fremdwährungen sowie das Führen von Kostenstellen und Profitcenter.

Kosten
Kostenlose Online-Buchhaltungssoftware
CHF 9.90 pro Monat und User für Kreditormodul
CHF 14.90 pro Monat und User für automatische MWST Verprobung

 

CashCtrl 

Die Applikation CashCtrl bietet ebenfalls eine kostenlose Online-Buchhaltung, welche die wichtigsten Funktionen für das Führen einer Finanzbuchhaltung inkl. Adress- und Artikelverwaltung beinhaltet.

Kosten
Kostenlose Online-Buchhaltungssoftware
CHF 190.- * pro Jahr für Pro Version inkl. Auftragsbearbeitung, Mahnwesen, Mandantenfähigkeit, Benutzerverwaltung, Fremdwährungen und mehr.
(*CHF 290.- Jahresgebühr ab dem 2. Jahr)

 

Bexio 

Bexio ist eine sehr umfassende Online-Applikation. Ihren Bedürfnissen entsprechend können Sie zwischen den vier Paketen Standard, Service, Trade und All in One wählen. Je nach ausgewähltem Funktionsumfang erledigen Sie nahezu Ihre gesamte Administration online. Nebst der Online-Buchhaltung bietet Bexio eine Auftragsverwaltung, Kundenverwaltung, Projekt- und Lagerverwaltung an.

Die kostenlose Scanner App für Ihr Smartphone erlaubt das Scannen von Belegen und Quittungen unterwegs. Haben Sie die Scans dem richtigen Konto zugeordnet, können diese direkt verbucht werden. Verschiedene Arbeitsschritte werden optimiert, wie z.B. dass ausgehende Rechnungen direkt als Debitorenbuchungen verarbeitet und Banktransaktionen direkt mit Bexio abgeglichen werden.

Der volle Umfang der Software kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Kosten
CHF 29.- Paket Standard
CHF 39.- Paket Service (für Dienstleister)
CHF 39.- Paket Trade (für Händler)
CHF 49.- Paket  All in One (kompletter Funktionsumfang)
 (Kosten jeweils für den ersten Benutzer)

 

3. Aufgabenplanung

Diese Online-Anwendungen dienen dazu, eigene Aufgaben oder die eines ganzen Teams online zu planen, zu erfassen und zu terminieren. Aufgaben können direkt an einzelne Teammitglieder verteilt und somit Verantwortungen und Berechtigungen vergeben werden. Um die Arbeit im Team zu erleichtern, können Erinnerungen und Benachrichtigungen ausgelöst, Dateien hochgeladen sowie Feedbacks und Kommentare abgegeben werden. Obwohl alle drei nachstehenden Anbieter eine kostenlose Version offerieren, empfiehlt sich bei der seriösen Nutzung im Team ein Upgrade zu einer kostenpflichtigen Version. Alle drei Anbieter ermöglichen den Zugriff via Web-Browser auf PC, Tablet und Smartphone.

 

Todoist 

Mit Todoist können Sie Ihre eigene Aufgabenplanung inklusive Terminierung für sich oder für ein ganzes Team erfassen. Dabei können bei Projekten Verantwortlichkeiten für einzelne Teilaufgaben an Teammitglieder zugewiesen sowie Erinnerungen für spezifische Aufgaben via E-Mail oder SMS ausgelöst werden.

Todoist bietet eine kostenlose Basis-Version. Um jedoch die Anwendung im Team vollumfänglich nutzen zu können, empfiehlt sich der Premium oder Business Plan.

Kosten
Kostenlose Basis-Version
Euro 28.99 / Jahr Premium-Version für Einzelpersonen
Euro 28.99 / Jahr Business-Version pro Nutzer (für Teams)

 

remember the milk

Die Applikation remember the milk ist ähnlich aufgebaut wie Todoist. Es können ebenso Aufgaben erfasst, Termine definiert, Verantwortlichkeiten an andere Teammitglieder zugewiesen und Push-Nachrichten definiert werden. Remember the milk ermöglicht die Einbindung verschiedener Apps wie z.B. Google Calendar, Gmail, E-Mail, Evernote, Twitter, Siri. Auf den ersten Blick scheint die kostenlose Version etwas umfangreicher als die von Todoist zu sein. Um jedoch an Projekten mit Aufgaben inklusive Teilaufgaben arbeiten zu können, bedarf es der Pro Version.

Kosten
Kostenlose Basis-Version
USD 39.99 / Jahr Pro-Version mit vollem Funktionsumfang

 

NIRVANA 

Die Anwendung NIRVANA gibt es nur in Englisch und ist insbesondere darauf ausgerichtet, die eigene Aufgabenplanung zu optimieren. Dabei kann bei jeder Aufgabe eines Projektes der eigene Zeit- und Energieaufwand sowie die genaue Terminierung festgehalten werden. Dies verschafft Ihnen einen guten Überblick,  welche Aufgaben für welche Projekte, wann mit wie viel Aufwand zu erledigen sind.

Kosten
Kostenlose Version (max. 5 Projekte inklusive Teilaufgaben)
USD 39.- / Jahr (unlimitierte Anzahl Projekte).

 

4. Projektarbeit / Projektverwaltung

Diese Anwendungen vereinfachen die Projektplanung und die Arbeit im Team. Sie bieten Einsicht in die Aufgabenplanung und den Fortgang der einzelnen Projekte. Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Teammitgliedern wie auch mit den Kunden unterstützen die Projektarbeit im Team.

Alle drei nachstehenden Anwendungen erlauben wiederum den Zugriff via Web-Browser auf PC, Tablet und Smartphone.

 

MeisterTask

MeisterTask ist ein intuitives  Projektmanagement Tool nach der agilen Kanban Methode.  Mit dieser Web-Applikation lassen sich kleine und grosse Projekte im Team verwalten und entsprechende Workflows definieren. Projektbezogene Informationen wie Checklisten, Dateien und Termine sind für alle Teilnehmer leicht zugänglich und einsehbar. Die integrierte Chat-Funktion sowie die Möglichkeit, zahlreiche Apps und Add-ons einzubinden („Integrations“), bringen grosse Zeitersparnis durch die Automatisierung des Workflows. Jeder Mitarbeiter hat jederzeit die Übersicht, welche Aufgaben er zu erledigen hat und in welcher Phase sich die einzelnen Projekte gerade befinden.

Kosten
Kostenloses Basis-Abo
Euro 7.50 pro Monat und User (inklusive Statistiken und Reports und mehr „Integrations“ zur Automation des Worklows).

 

Asana

Die Anwendung Asana gibt es nur in Englisch und eignet sich bestens als Aufgaben- und Projektverwaltung im Team. Jedes Teammitglied hat eine klare Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben mit Deadline. Eine Chat-Funktion ermöglicht das Kommunizieren innerhalb der Anwendung. Kunden und Partner können eingeladen werden, das Projekt und dessen Fortschritt mitzuverfolgen. Verschiedene Projektvorlagen im Premium-Bereich wie Event Planung, Produkteinführungen etc. erleichtern den Einstieg in die Projektplanung mit Asana.

Kosten
Kostenlose Basis-Version mit bis zu 15 Teammitglieder (limitierte Funktionen)
USD 8.33 Premium-Version pro Monat und User

 

Wrike

Wrike versteht sich als Echtzeit-Arbeitsmanagement Software, um im Team Projekte zu planen und zu realisieren. In einer Übersicht werden Projekte inklusive deren Aufgaben und Teilaufgaben in Ordner gegliedert. Arbeiten Sie an vielen Projekten mit unzähligen Aufgaben und Teilaufgaben haben Sie trotzdem einen guten Überblick. In einer Zeitleiste (Gantt-Diagramm) lässt sich der Zeitplan der Projekte inklusive Milestones einsehen.  Sie können auf der Zeitleiste die  Abhängigkeiten der einzelnen Aufgaben definieren. Zahlreiche Reports zu Analysen und Statistiken geben Auskunft über die Arbeit Ihres Teams mit automatischer Erinnerungsfunktion. Es können ebenfalls zahlreiche Apps zur Automation der Abläufe (Integrations) eingebunden werden. Zahlreiche Videos und Tutorials ermöglichen einen schnellen Einstieg in die Software.

Kosten
Kostenloses Account bis zu 5 Teilnehmer (einfache Aufgabenliste)
USD 9.80 / Monat und User für Professional Account (Vollständige Projektplanung bis zu 15 User)
USD 24.80 / Monat und User für Business Account (Leistungsstarkes Arbeitsmanagement mit Individualisierungen & Reporting bis zu 200 Usern)
USD 34.60 / Monat und User für Marketing Account (Massgeschneiderte Lösung für Marketing-Teams)
Enterprise Lösung auf Anfrage

 

Fazit

Die Online-Anwendungen erlauben in erster Linie ein ortsunabhängiges Arbeiten im Team mit weltweitem Datenzugriff. Die hier aufgeführten Applikationen sind nur eine sehr kleine Auswahl von unzähligen Online-Anwendungen und Tools auf dem Markt. Je nach Unternehmen und Branche, Teamarbeit und bestehender Prozesse, sind unterschiedliche Funktionen von Bedeutung. Da die meisten Anbieter eine kostenlose Version oder zumindest Testmöglichkeiten anbieten, lassen sich die Anwendungen und deren Umfang vor dem Kauf gut prüfen.

Als Büroservice prüfen wir für eine optimale Zusammenarbeit auch gerne Online-Dienste zur Optimierung einzelner Arbeitsabläufe. Möchten Sie Tätigkeiten Ihrer Administration auslagern? Rufen Sie uns direkt an unter 041 743 1003 oder kontaktieren Sie uns via Online-Formular. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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